WAŻNE CZY PILNE – co zrobić najpierw ?

Dziś na pozór temat biznesowy, piszę jednak o tym, by pomóc niektórym przywrócić życiową harmonię. Nadmiar obowiązków powoduje chaos i stres, który z kolei sprawia, iż przejmujemy  się pracą bardziej niż powinniśmy. Problemy przenosimy do domu, nie mogąc przestać myśleć o tym, czy aby na pewno wszystko w pracy wykonaliśmy na czas.

Zamiast cieszyć się rodziną, wolnymi chwilami, odpoczywać, rozwijać pasje, spędzać czas ze znajomymi…wciąż zastanawiamy się, czy aby na pewno zrobione jest wszystko, co zrobione być powinno. Zamiast oddać się marzeniom, zasypiamy planując kolejny dzień pracy.

 

 

Prawda jest taka, że zarządzania czasem nikt nas w szkole nie uczy. Przychodzimy do pierwszej pracy, wypracowujemy sobie własne mniej lub bardziej skuteczne metody ogarniana przysłowiowej „kuwety”. Tymczasem pomocne może być dawno przez wielu znane narzędzie jakim jest  „kwadrat Eisenhowera” o którym chcę dzisiaj napisać.

 

Zaczynamy 😊

 

Podziel swoje obowiązki na cztery grupy :

 

 

Zadania pilne to te, które trzeba wykonać natychmiast, bez odkładania na później (na przykład dzwoniący telefon).  Nie da się ich pominąć, trzeba je zrobić jak najszybciej.

 

Zadania ważne to takie, które mają duże znaczenie. Zbliżają nas one do osiągnięcia zaplanowanych celów.

 

Poświęć jakiś czas próbując samemu wpisać wszystkie swoje zawodowe obowiązki do tej tabelki. Możesz zrobić osobne 4-ry kartki i wypisać na nich poszczególne grupy.

 

Jeżeli nie bardzo wiesz jak się za to zabrać, spójrz na opis poniżej.

 

OPIS ĆWIARTEK

 

Ważne/Pilne – To sprawy, które zazwyczaj skupiają większość naszego czasu. Zawierają się w nich ważne telefony, spotkania, zadania z wyznaczonym terminem. To rzeczy, którymi trzeba się zająć natychmiast i nie można z nich zrezygnować. Nie da się uniknąć, jednak ludzie pochłonięci wyłącznie pilnymi sprawami żyją w stresie, pośpiechu i ciągłym zdenerwowaniu.

 

Ważne/Niepilne –  Są to sprawy bardzo istotne,  mające największy wpływ na osiąganie naszych celów. Nie są jednak sprawami pilnymi, możemy je więc zaplanować czy odłożyć na później.

 

Nieważne/Pilne – To zadania które  wydają nam się ważne, ale tak nie jest. Zabierają nam dużo cennego czasu, a nie mają żadnego wkładu do naszych celów. Jeśli chcesz poznać, czy dane zadanie jest w tej ćwiartce, wystarczy że gdy coś nagłego się pojawi, zapytasz siebie „czy to zadanie wniesie coś do osiągnięcia mojego celu?”. Jeśli odpowiedź brzmi nie, zastanów się nad zrezygnowaniem z jego wykonania.

 

Nieważne/Niepilne – To czynności typu rozrywka, relaks i różne pożeracze czasu jak na przykład rozmowy czy Internet. Nie można oczywiście całkowicie rezygnować z tej ćwiartki, ale często spędzamy w niej zdecydowanie zbyt dużo czasu.

 

Teraz gdy już masz posegregowane zadania zastanów się, jak nimi zarządzać. Jak zarządzać swoim czasem.

 

Druga ćwiartka – klucz do sukcesu.

 

Jeżeli chcesz zdążyć ze wszystkim, na niej skup najwięcej swojej uwagi. Gdy masz konkretny cel, który chcesz osiągnąć, kroki do jego osiągnięcia na początku nie są sprawami do zrobienia natychmiast. Nie odkładaj się ich na ostatnią chwilę aż staną się pilne i stresujące.  Jeżeli rozsądnie je zaplanujesz, zamiast zostawiać na później unikniesz dużej dawki stresu.

Na rzecz pozostałych ćwiartek, zacznij coraz więcej czasu spędzać w drugiej.

 

Tylko skąd wziąć czas?

 

Szukaj go w ćwiartce trzeciej i czwartej. Tam znajdują się zadania mało ważne i możesz z nich zrezygnować (niektóre zadania z ćwiartki trzeciej możesz po prostu przekazywać komuś innemu do). Ćwiartkę czwartą ogranicz do minimum.

Nie możesz oczywiście zrezygnować z zadań z ćwiartki pierwszej, jeżeli jednak czujesz, że pochłania Ci ona za dużo czasu, to znak, że należy przyjrzeć się ćwiartce drugiej.

Tym sposobem ćwiartka ważne/pilne będzie się kurczyć, ponieważ zajmując się drugą ćwiartką będziesz automatycznie zapobiegać wielu nagłym sprawom albo przygotować się na ich wystąpienie.

 

Praca na drugiej ćwiartce sprawi, że zadań pilnych i ważnych czyli najbardziej stresujących będzie coraz mniej. Nie da się oczywiście uniknąć sytuacji kryzysowych,  ale zdecydowanie da się ograniczyć ich ilość.

 

Pamiętaj jednak, że jeżeli czujesz się zmęczony i sfrustrowany, odpoczynek jak najbardziej zalicz do spraw ważnych i pilnych.

Przeglądaj zadania do zrobienia regularnie. To naprawdę pomaga 🙂

 

PODSUMOWANIE

 

 

POWODZENIA 🙂

 

 

Beata z NIE DAJ SIĘ.

 

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *